온라인 총회의 노하우 (2) – 총회 전에 해야 할 일

2. 내가 속한 단체의 규모와 회원상태의 점검

여러분이 속한 조직의 규모와 회원상태를 한번 체크해보시기 바랍니다. 두가지를 점검해야 하는데 회원수와 회원이메일주소의 확보 여부입니다. 회원수가 만약 1,000명인데 이중 이메일주소를 아는 회원은 200명도 채 안된다고 하면? 큰일이죠. 나머지 800명의 이메일주소를 알아낸다는게 어디 쉬운 일인가요?

회원수가 10,000명 이상 되는 단체이면서 동시에 회원들의 이메일주소를 거의 다 알고 있다면? 불가능한 일은 아닐테지만 온라인 총회를 시작하기 전에 회원들과 이메일을 통해 커뮤니케이션을 몇 번 해보는 시도가 필요할 것으로 생각됩니다. 이메일에 대한 반응도를 체크할 필요가 있을테니까요. 10,000명에게 뉴스레터를 보냈는데 이걸 열어보는 사람이 1,000명도 안된다면 온라인 회원총회를 시도하기엔 무리가 따를겁니다.

저희 단체가 온라인 총회를 개최할 수 있었던 근거는 출범한지 얼마 되지 않아 회원수가 적었다는 사실과 회원 대부분의 이메일주소를 알고 있었다는 사실입니다. 2001년 온라인 회원총회 당시의 회원수는 233명이었고, 2002년은 409명이었습니다. 참석율은 2001년에는 60%가 넘었고, 2002년에는 50%가 넘었습니다. 뒤에서 설명하겠지만 온라인 총회라고 해서 이메일만 보내서 되는건 아닙니다. 계속되는 전화작업이 또 기다리고 있거든요. 그나나 저희 단체는 회원수가 적은 상태에서 시작했기 때문에 모든 회원에
대한 전화작업이 가능했습니다. (전화작업의 필요성에 대해서는 뒤에서 이야기하겠습니다)

3. 이 사람이 회원이야, 아니야?

당연한 이야기지만 회원총회에 참석할 수 있는 자격을 어느 범위까지 부여하느냐도 결정해야 합니다. 이건 온라인 총회에만 해당되지는 않겠죠. 저희는 초기에 ▲시민행동에 1년에 한번 이상 회비와 후원금을 납부한 사람 ▲학교봉사활동을 제외하고 자원활동을 꾸준히 하는 사람(여기에 정책전문가도 포함) ▲시민행동의 임원과 상근자가 온라인 총회 참석자격이 부여된 사람들이었습니다.

근데 아무리 구부을 해놔도 중간중간에 오류가 발생한다는겁니다. 저희 단체를 후원해주신 분들중에 온라인 회원총회 한다고 참석하시라고 하면,

“아~ 뭐… 저는 그냥 회원의 권리를 행사하려고 회비를 내는건 아니니까요. 그냥 후원자로 처리를 해주시면 안될까요?”

이렇게 사정을 하는 분이 계시더군요. 그래서 2002년에는 회비로서가 아니라 일시적인 후원금으로 도움을 주신 분들은 온라인 총회 참석 자격을 부여하지 않았습니다.

4. 온라인 총회의 공지와 준비완료하기

“총회는 7일 이전에 각 회원들에게 인터넷 홈페이지 등으로 공지하고, 개별 통보해야 한다.” (시민행동 정관 제11조 [소집])

온라인 총회는 단 하루만에 끝내기가 어렵습니다. 거의 불가능하다고 봐도 좋습니다. 저희 단체의 경우는 보통 일주일 동안 온라인 총회를 개최합니다. 정관에 나와있는대로 최소 일주일 전에 온라인 총회를 한다는 사실을 홈페이지에 공지하고, 모든 회원들에게 이메일로 알립니다. 물론 장소는 사이버공간, 단체 홈페이지입니다.

다음으로 준비해야 할게 총회 홈페이지 제작입니다. 실상 총회 홈페이지를 제작하는게 온라인 총회준비의 거의 대부분을 차지한다고 생각하시면 되겠습니다.

홈페이지에는 일반적인 총회와 마찬가지로 다음과 같은 내용들이 들어갑니다.

▲ 전년도 사업보고
▲ 전년도 재정보고
▲ 올해 사업계획
▲ 올해 재정계획
▲ 임원 선출
▲ 정관변경

각각의 내용들은 텍스트로 채워집니다. 2001년에는 텍스트로만 홈페이지를 구성했는데 모든 내용을 읽는데 시간이 많이 걸린다는 점과 설명이 필요한 내용이 있다는 점 때문에 2002년에는 사업기조설명 등을 동영상 파일로 만들어서 올리기도 했습니다.

동영상 전송 속도가 더 빨라지고, 이용자들의 컴퓨터 환경이 더 좋아지만 모든 내용들을 실제 총회에서 설명하듯이 동영상으로 처리하는 것을 고려해볼 필요가 있다고 생각합니다.

가장 고민이 많이 되었던 점은 로그인을 어떻게 처리하느냐입니다. 회원들이 고유의 아이디와 비밀번호를 가지고 있는 것도 아니고, 그렇다고 온라인 회원총회만을 위해서 일회용 아이디와 비밀번호를 부여하는 것도 별 의미가 없었습니다. (가능하겠지만 회원들이 이런 조치에 얼마나 반응해줄지 확신할 수 없었습니다)

그래서 생각해낸게 아이디는 이름으로 하고, 비밀번호는 이메일주소로 하는 것이었습니다. 전체 회원의 이름과 이메일주소의 DB를 서버에 저장해두고, 이를 로그인할 때 확인하는 방식이었죠. 이메일이 확인되지 않는 회원들은 핸드폰 번호로 비밀번호를 대체했고, 이메일이 여러개인 사람들을 위해 온라인 총회 홈페이지 메인화면서 비밀번호를 확인하는 메뉴를 구성했습니다. (이 메뉴에 들어가면 다음과 같은 내용들을 확인할 수 있게 해놨습니다.

홍길동 = *****abc@hanmail.net

물론 이 방식에 문제점은 있습니다. 남의 이름과 이메일주소를 알아내는 것은 어려운 일이 아니기 때문입니다. 바로 보안상의 문제가 걸렸습니다. 2001년 온라인 총회 평가에서도 이 점이 지적되었지만 불행하게도 아직도 이 보안문제를 해결하지 못하고 있습니다. 하지만 다행스럽게도 염려스러운 일은 발생하지 않았습니다.

이에 대한 대안으로 제시된 방안이 있긴 합니다. 바로 홈페이지에 접속해서 안건에 대한 투표를 하는게 아니라 이메일로 안건을 받아보고 직접 투표를 하는 방식 말입니다. 자신의 이메일을 열어보기 위해서는 자신의 아이디와 비밀번호로 로그인을 해야 하기 때문에 1차적인 보안문제는 해결된다고 본거지요. (장기적으로 시민단체의 온라인 총회에 적합한 전자투표방안이 나오기를 기대해봅니다.) [계속]

* 다음에는 총회를 시작하고 나서부터 해야 할 일들에 대해 알아보겠습니다.

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