온라인 총회의 노하우 (3) – 총회를 시작하고부터 끝

5. 계속되는 전화작업

총회가 시작되는 시점에 총회의 시작을 알리는 이메일부터 보내야 합니다. 최소 일주일 전에 총회공지가 나가긴 했지만 이제는 총회가 개최되는 웹페이지주소부터 시작해서 투표하는 방법, 올라온 안건, 총회 기간 등을 이메일로 자세히 알려주고 되도록 많은 사람들이 총회에 참석할 수 있게 유도해야 합니다.

하지만 이메일로 총회 시작을 알린다고 해서 모든 회원이 참석을 하는 것은 아닙니다. 첫날 평균 10% 정도의 회원이 참석을 하더군요. 첫날이 매우 중요합니다. 총회 진행방식에 어떤 문제가 있는지를 체크를 해야 하는 시간이니까요. 회원들은 게시판이나 이메일을 통해 총회진행의 문제점들을 알려주곤 합니다.

혹시 오타는 없는지부터 시작해서, 안건에 대한 질문, 투표방법에 대한 회원들의 의견 등을 신중히 듣고 즉각즉각 조치할 수 있어야 합니다. 어쩌면 이렇게 총회를 진행하는 와중에도 좀더 좋은 방향으로 수정할 수 있다는게 온라인 총회의 장점이 아닐까 싶습니다.

다음날도, 그 다음날도 참석율이 오르기만을 마냥 기다리고 있다면 온라인 총회는 실패하기 쉽상입니다. 이제부터는 가장 중요한 전화작업을 해야 합니다. 가장 중요하다고 한 것은 그게 총회 참석을 높이는 방법일 뿐만 아니라 1년 중 거의 유일하게 회원들과 직접 대화를 나눌 수 있는 기회이기 때문입니다. 제가 있는 단체에서는 상근자들끼리 회원명단을 나누어 총회가 끝날때까지 계속 전화를 했습니다. 아마도 2~3번 전화를 받은 회원도 있을겁니다. 이렇게 해서 두번의 온라인 총회 참서율이 50%를 넘길 수 잇었습니다.

6. 인터넷을 쓸 수 없는 사람은

처음에 온라인 총회를 할 때는 이 점을 전혀 고려하지 못했습니다. 저희 단체의 경우 대부분 인터넷 이용이 가능한 것으로 파악되었고, 이메일도 대부분 가지고 있었으니까요. 그러나 역시 극소수이긴 하지만 인터넷 접속이 불가능한 분들도 계시더군요.

그래서 다음해엔 총회 안건지를 우편으로 보내고, 안건에 대해 심의를 하고, 투표를 부탁드렸습니다. 비록 그 인원이야 소수에 불과했지만 당연한 일입니다……. 그러나 반송된 우편물은 없었습니다. 20페이에 가까운 자료집을 다 읽어보고 자신의 생각을 다시 우편으로 보내주는게 쉬운 일은 아닌가 봅니다. 그래도 필요한 일이라고 생각됩니다.

7. 추가 안건은 어떻게 하나

온라인 총회에서는 미리 안건이 공지가 됩니다. 그런데 오프라인 총회장에서는 총회 중간에 신규안건이 제안되기도 하죠.. 그래서 즉석에서 의견을 물어 안건에 대한 토의를 진행하고 결과를 공표합니다.

그럼.. 온라인 총회에서는? 이 부분도 정말 해결하기 어려운 지점이었습니다. 총회가 끝나가 3일 전까지 신규안건에 대해서 제안을 하면 그 안건에 대해 전체 회원들에게 이메일을 보내서 투표에 부칠 수 있도록 하겠다고 사전에 공지를 했습니다만.. 절차상으로 매우 어려운 일입니다. 이미 총회에 참석을 해서 모든 투표를 다 완료한 회원들에게 또 신규안건이 생겼다고 이메일을 보내서 투표를 해달라고 하는건 분명 쉬운 일은 아닐테니까요.

총회를 시작하기 일주일 전, 그러니까 총회 공고가 나갈때 이번 총회의 안건에 대해 간략하게 설명하고, 새로운 안건에 대한 제안을 받는 방법을 취하면 훨씬 원활하게 운영될 수 있으리라 생각합니다.

8. 사업계획 심의를 한꺼번에?

몇몇 회원들이 의문을 제기했습니다. 올해 새롭게 시작할 사업이 10가지가 넘는데 이걸 한꺼번에 찬성과 반대 의사를 묻는건 올바른 방식이 아닌것 같다고 말이죠. 즉, 어느 사업은 마음에 들고, 어떤 사업은 마음에 들지 않는데 이런 경우에 어떻게 해야 하느냐는 말입니다.

그래서 두번째 온라인 총회에서는 사업선호도 평가라는 것을 했습니다. 기술적인 문제와 시간상의 문제로 사업계획 하나하나를 심의하는 것은 쉬운 일이 아니었기 때문에 차선책으로 전체 사업은 찬성과 반대를 선택하게 하고, 각 사업별로는 선호도를 체크하게 한 것이지요.

선호도를 1점부터 5점까지 두고, 만약에 2점대 이하로 내려간 사업이 있다면 처음부터 다시 검토하겠다고 했는데.. 다행이 2점대 이하로 내려간 경우는 없었습니다. 회원분들이 믿고 다 승낙을 해준 셈이지요. 그러나 회원들이 — 일반 시민들을 대상으로 한 선호도 조사도 병행했습니다. — 어느 사업에 관심을 가지고 있는지 아는 좋은 기회였습니다.

9. 기타

저희 단체의 정보화 실태에 대해 조사를 한 대학원생이 이 온라인 총회에 올라온 안건들을 꼼꼼히 살펴보는데 1시간 이상이 걸렸다는 이야기를 들었습니다. 그렇다면 회원들 중에 온라인 총회에 올라온 안건들을 제대로 살펴보고 심의한 사람은 몇이나 될까요?

확인이 불가능하지만 대부분의 회원들이 대충 훓어보고 투표를 하지 않았을까 생각됩니다. 사실 텍스트를 컴퓨터 화면을 들여다보면서 1시간 동안 읽기란 쉬운 일이 아니지요.

처음 온라인 총회때도 이야기가 나왔지만 온라인 총회를 어떻게 재미있게 할 것이냐가 고민거리이기도 합니다. 회원들을 대상으로 한 이벤트부터, 퀴즈, 온라인 공연 등등의 이야기가 나오긴 했지만 실제 해보지는 못했습니다. 다음 온라인 총회는 좀더 재미있게 구성을 해야 한다는 의무감이 들고 있습니다.

10. 마지막으로

지금까지 온라인 총회의 진행과정에 대해 나름의 경험들을 말씀드렸습니다. 왜 온라인 총회를 해야 하는가에 대한 것은 앞에서도 말씀드렸지만 함께하는 시민행동 하승창 사무처장이 쓴 온라인 총회를 아십니까?를 보시면 더 좋은 이야기들을 들을 수 있을겁니다.

마지막으로 온라인 총회를 두번에 걸쳐 진행하면서 느낀 점은 온라인 총회라는게 일상화되는게 최선의 선택이 아닌가였습니다. 인터넷이 있기 때문에 시민단체가 진행하는 사업 하나하나에 대해 상시적으로 회원들에게 의견을 묻고, 심의를 부칠 수 있는 그런 방식 말입니다. 사업에 대한 회원들과의 교류가 상시적으로 이루어진다면 실제 1년에 한번 진행하는 회원총회는 크게 의미가 없을지도 모릅니다.

회원들과 1년 내내 온라인 총회를 할 수 있는 분위기를 조성하는 일이 지금 필요할때가 아닌가 개인적으로 생각합니다. 근데 그런 분위기를 조성하는게 쉽지만은 않네요….

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